Специалист административного отдела
Обязанности:
1. Поддержка жизнедеятельности офисов (заказ воды, канцелярии, контроль чистоты, обеспечение и планировка рабочих мест), обеспечение их жизнедеятельности;
2. Travel-поддержка сотрудников, руководства компании:
— заключение и сопровождение договора с travel-поставщиком;
— приобретение билетов, страховок, бронирование гостиниц, трансфера;
— ведение статистики и реестров поездок;
— контроль лимитов по поездкам, формирование отчетов.
3. Участие и ведение закупочных процедур для обеспечения текущей деятельности компании (аренда площадей, закупка услуг, канцелярии, хозтоваров, питьевой воды, мебели, бытовой техники и пр.):
— приобретение товаров и услуг (аренда (офисы, спортивные площадки), клининг, поставка воды, курьерские службы, такси, командировочные услуги и пр.);
— формирование плана годовых закупок;
— организация складского хозяйства;
— закупка, контроль состояния, списание и утилизация мебели, бытовой техники;
— организация, хранение и учет ТМЦ;
— работа с персональными данными;
— организация выездных мероприятий, совещаний, конференций.
4. Взаимодействие с контрагентами, разрешение конфликтных ситуаций:
— написание писем (гарантийные, претензионные);
— проведение встреч; передача/обмен документами;
— соблюдение условия договоров, ведение реестра по ним;
— формирование отчетности.
5. Взаимодействие с другими подразделениями компании.
6. Обработка первичной бухгалтерской документации, заведение счетов в оплату.
7. Ведение отчетности (аренда, имущество, транспорт, расходы, поставщики и пр.
Требования:
- высшее образование, грамотная устная и письменная речь;
- опыт проведения закупочных процедур, ведение договорной работы будет преимуществом;
- уверенный пользователь MS Office (Excel, Word — обязательно), работа в системе РЕД ОС (!), опыт работы в 1С, СЭД;
- стрессоустойчивость, умение работать в режиме многозадачности и быстро; умение анализировать и принимать решения.